Formularios para captar leads

Los formularios son cuestionarios cortos que tu asistente lanza dentro del chat cuando detecta ciertas palabras clave. Son la forma más natural de captar leads, presupuestos, reservas o soporte cualificado sin sacar al visitante de la conversación. En esta guía verás cómo crearlos, qué tipos de campo existen, dónde llegan las respuestas y cómo sacarles el máximo partido.

Cómo crear un formulario

Ve a Formularios. Si aún no tienes ninguno, la página te ofrece directamente las plantillas; si ya tienes alguno, pulsa "Nuevo formulario". Puedes empezar desde una plantilla o desde cero:

• Reservas de grupo: nombre, teléfono, fecha, hora, número de personas y comentarios.
• Pedir cita: nombre, teléfono, email (opcional), servicio, día y hora que prefiere y notas (opcional). Se activa con frases como «pedir cita», «cita previa» o «reservar hora» (no con «hora» sola, que también sale en «¿a qué hora abrís?»). Te llega la solicitud y tú le confirmas la cita.
• Contacto / presupuesto: nombre, teléfono, email, qué necesita y mejor hora para llamar.
• Eventos y catering: nombre, teléfono, email, tipo de evento, fecha, número de invitados y detalles.
• Solicitud de empleo: nombre y apellidos, teléfono, email, puesto, disponibilidad y experiencia.
• Empezar desde cero: un formulario vacío en el que añades tú los campos.

Cada plantilla trae sus campos y sus palabras clave. El formulario nuevo se abre en el editor sin guardar: revísalo, cambia lo que quieras y pulsa Guardar cambios en la barra de abajo. Hasta que lo guardes no existe todavía: el asistente no lo usa y no cuenta para tu máximo de 5 formularios. Si pulsas Descartar, eliges otro formulario o sales de la página sin guardarlo, desaparece. Si al guardar falta algo en un campo, la barra te dice cuál y el editor abre ese campo para que lo corrijas. Lo que envía el cliente es siempre una solicitud: te llega a ti y la confirmas tú.

En cada formulario puedes ajustar cuatro cosas:

1. Nombre interno. Solo lo ves tú en el panel (p. ej. "Leads web"). No aparece en el chat.
2. Palabras clave que lo disparan. Sepáralas por comas. Cuando cualquiera de estas palabras o frases aparece en la conversación, el asistente empieza a pedir los datos del formulario. Por ejemplo: presupuesto, cotización, quiero contratar.
3. Campos. Añade las preguntas que quieras recoger (ver tipos más abajo).
4. Activar. Puedes tener hasta 5 formularios por asistente (activos o no); con el interruptor eliges cuáles usa.

El asistente avisa antes de mostrar el formulario, con un mensaje del tipo "Voy a hacerte unas preguntas rápidas", para que la transición sea natural.

Tipos de campo

Cada campo puede ser obligatorio u opcional y llevar un placeholder (texto de ayuda dentro del campo).

Dónde llegan las respuestas

Cada envío te llega por dos vías:

1. Por email. Se envía a la dirección que tengas en Formularios → Emails de aviso, en esta misma sección del panel. Puedes poner varias direcciones separadas por punto y coma (;); esa tarjeta tiene su propio botón Guardar. El email trae los datos que ha rellenado el cliente; la conversación en sí la lees en Conversaciones.
2. Guardado en el panel. En Formularios → Envíos puedes ver cada respuesta, exportarlas a CSV (disponible en Pro) y eliminarlas.

El asistente pide cada formulario una vez por conversación: si el cliente ya lo envió, en ese chat no se lo vuelve a pedir. La excepción son los formularios de cita: el que se llama Pedir cita (como la plantilla) o uno que tenga entre sus palabras clave «cita» o una frase de la plantilla, como «pedir cita» o «cita previa». Tiene que ser la palabra clave completa: con «reservar una cita» no basta; en cambio, un formulario de contacto que lleve «pedir cita» entre sus palabras clave sí cuenta como de cita. En WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram la conversación con un cliente no se cierra nunca, así que, pasados 7 días desde su último envío, el asistente puede volver a pedirlo para una cita nueva. Lo mismo pasa con un formulario sin palabras clave cuando es el único activo de tu asistente. Con Jobber conectado, los formularios no se usan: las solicitudes entran en tu Jobber.

¿Prefieres que la cita quede confirmada al momento? Debajo de Emails de aviso tienes una tarjeta que te lleva a Integraciones → Google Calendar (desde el plan Basic): ahí conectas tu calendario y activas El asistente reserva en tu calendario, y el asistente comprueba la hora que pide el cliente, crea la cita en tu Google Calendar y se la confirma en el chat. Si lo activas, desactiva tu formulario Pedir cita: así cada cita te llega por una sola vía. Paso a paso en Citas en Google Calendar.

Buenas prácticas

• Solo los campos imprescindibles. Las plantillas traen entre 5 y 7, y el asistente los pide agrupados (dos o tres a la vez). Cada campo de más alarga la conversación.
• Palabras clave amplias. Incluye sinónimos, variantes y errores comunes de escritura para no perder disparos.
• Pero no palabras sueltas muy comunes. Las palabras clave se buscan en toda la conversación, también en lo que responde el asistente. Una palabra como «personas», «trabajo» o «precio» aparece en preguntas que no tienen nada que ver («una mesa para 2 personas», «¿qué precio tiene el menú?») y abriría el formulario cuando no toca. Usa frases como «somos un grupo», «mesa grande» o «busco trabajo».
• Avisa antes. Deja que el asistente anuncie las preguntas para que no resulte intrusivo.
• Revisa los límites de tu plan. En Free tienes 10 envíos al mes y en Basic 200; en Pro y E-commerce son ilimitados. Al llegar al límite te avisamos y los envíos se siguen guardando: sólo dejan de guardarse si superas el 120 % (12 en Free, 240 en Basic), y el asistente sigue conversando con normalidad. Consulta los detalles en Precios.

Casos de uso

• Captura de leads: nombre, email, empresa y "¿qué buscas?".
• Cita: la plantilla Pedir cita (nombre, teléfono, servicio y día y hora que prefiere). Es una solicitud: la confirmas tú.
• Soporte cualificado: email, urgencia (select) y descripción (textarea).
• Restaurante: nombre, teléfono, fecha y número de comensales.
• Servicio profesional: nombre, email, presupuesto y "descríbeme tu proyecto".

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas sobre cómo configurar un formulario o qué campos pedir, abre el Asistente ChatME desde tu panel o reserva una demo y te ayudamos a montarlo en minutos.