Citas en Google Calendar

Tu asistente puede tomar citas y reservas 24/7 directamente en el chat. Con tu Google Calendar conectado, el visitante dice qué día y a qué hora le viene bien, el asistente comprueba tu disponibilidad real en ese mismo momento y, si está libre, la cita queda confirmada al instante, aparece en tu Google Calendar y en la página Google Calendar de tu panel (sección Integraciones). Nada de «te confirmamos luego»: sin llamadas, sin idas y venidas por email, y sin herramientas externas. ¿Prefieres recibir solicitudes y confirmarlas tú? Para eso está la plantilla de formulario Pedir cita (más abajo). Esta guía te enseña a activarlo en unos minutos.

Antes de empezar

• El plan Basic o superior (Basic, Pro o E-commerce): es el que incluye conectar Google Calendar para que el asistente reserve en él. Las citas que reserva no cuentan en ningún límite de tu plan. Si estás en Free, puedes cambiar desde Facturación en tu panel.
• Una cuenta de Google con Google Calendar — vale la que ya usas para el negocio.
• Tu horario de apertura configurado en el panel (Comportamiento y Tono → Horario de apertura): con el calendario conectado, el asistente nunca confirma una cita fuera de ese horario.
• Al menos una dirección en Formularios → Emails de aviso: ahí te llega cada cita. Si no hay ninguna, no te llega ningún aviso (la cita queda igualmente en tu panel) y la página Google Calendar te lo recuerda.

Paso 1 · Conecta Google Calendar

En tu panel, entra en Integraciones → Google Calendar y pulsa Conectar Google Calendar:

1. Se abre la pantalla de consentimiento de Google: elige tu cuenta y acepta los permisos.
2. Vuelves al panel con el calendario en estado Conectado.

¿Qué permisos pides y por qué? Solo dos, y en lenguaje llano:

• Crear y gestionar eventos — para que el asistente pueda crear la cita en tu calendario. Solo crea citas nuevas: nunca mueve ni borra tus eventos.
• Consultar disponibilidad — para comprobar, en el momento en que el cliente pide una hora concreta, si esa franja ya la tienes ocupada.

ChatME está verificado por Google, que ha revisado el uso que hacemos de estos permisos.

Paso 2 · Activa «El asistente reserva en tu calendario»

Al volver de Google, la página te pregunta «¿Activar citas en el chat?»: pulsa Sí, activarlas. Si eliges Ahora no, puedes activarlo cuando quieras con el interruptor El asistente reserva en tu calendario, en esa misma página. Con el interruptor activado, ahí mismo aparecen tus servicios (opcional): los guardas con Guardar servicios.

Desde ese momento, cuando un visitante pida cita en el chat, el asistente recoge su nombre, su teléfono o email, el servicio y el día y la hora que prefiere, y comprueba esa hora antes de confirmarla.

El calendario solo se usa con ese interruptor activado, y el interruptor solo se activa con Google Calendar conectado. Si el calendario está conectado pero el interruptor está desactivado, la página te lo dice: el asistente no reserva en él.

Paso 3 · Pruébalo

Abre tu asistente (botón Pruébalo en el Resumen) y pide una cita como lo haría un cliente: «Quiero reservar una cita el jueves a las 10:00». El asistente:

1. Te pregunta lo que necesita (nombre, contacto, motivo).
2. Comprueba tu disponibilidad real en ese momento: tu horario de apertura y tu Google Calendar.
3. Si esa hora está libre, crea el evento en tu Google Calendar y te lo confirma ahí mismo. Si está ocupada, te lo dice y te pide otra.

Comprueba que el evento aparece en tu Google Calendar, que la cita queda listada en la página Google Calendar del panel, con los datos del cliente, y que te llega el email de aviso (marcado «Añadida a tu Google Calendar»).

Cómo comprueba la disponibilidad

Cuando el cliente pide una hora concreta, el asistente comprueba dos cosas antes de confirmar:

• Tu horario de apertura — nunca confirma una cita fuera del horario que configures. Si no configuras ninguno, solo mira tu calendario.
• Tu Google Calendar — consulta en ese mismo instante si esa franja ya está ocupada en tu calendario principal (comprueba y reserva 30 minutos a partir de la hora pedida), así que respeta también los eventos que añadas tú a mano en ese calendario.

Si las dos condiciones se cumplen, la cita queda creada y confirmada en el momento, dentro de la propia conversación: cero solapamientos, y nada de «te confirmamos luego». Si esa hora está ocupada o cae fuera de tu horario, el asistente lo dice y pide otra. Y si cambias el horario o bloqueas una franja en tu calendario principal, el asistente lo respeta automáticamente en la siguiente conversación.

Lo que conviene saber

• Solo crea citas nuevas. No puede mover ni cancelar una cita ya hecha: si el cliente quiere cambiarla, el asistente le pide que contacte contigo, y tú la cambias en tu calendario.
• No consulta tus huecos libres. Solo comprueba la hora concreta que se le pide; si no está libre, pide otra (o sugiere una) y la vuelve a comprobar antes de confirmar.
• No envía recordatorios antes de la cita, ni por email ni por WhatsApp.
• Confirmar o rechazar en el panel es solo para ti. En la página Google Calendar puedes marcar cada solicitud con Confirmar o Rechazar: eso no avisa al cliente ni cambia nada en tu Google Calendar, así que se lo dices tú.
• Si el calendario falla, la cita no se pierde. Si tu Google Calendar caduca o tu plan deja de incluirlo (también si cancelas la suscripción), con el interruptor activado el asistente recoge la cita como solicitud pendiente, te la envía por email y la ves en la página Google Calendar para confirmarla tú. La página te avisa para que lo arregles.
• Si desconectas el calendario, el interruptor El asistente reserva en tu calendario se desactiva con él: el asistente deja de tomar citas en el chat hasta que vuelvas a conectarlo y lo actives.
• ¿Prefieres confirmar tú cada cita? En cualquier plan, también en Free, crea un formulario con la plantilla Pedir cita en Formularios: el asistente le pide al cliente su nombre, su teléfono, el servicio y el día y la hora que prefiere, y te llega como cualquier otro formulario (por email y en Formularios → Envíos). Es una solicitud: la confirmas tú. Se activa con frases como «pedir cita» o «cita previa» y cuenta en los envíos de formulario de tu plan. Con Jobber conectado los formularios no se usan: la solicitud entra en tu Jobber. Más en Formularios.
• Usa una sola de las dos formas. Con El asistente reserva en tu calendario activado, el asistente toma cada cita con tu calendario: si también tienes activado un formulario que se activa cuando el cliente pide cita (como Pedir cita), desactívalo para que cada cita te llegue por una sola vía, o quítale las palabras de cita («cita», «pedir cita»…) si también lo usas para otras cosas. El panel te lo recuerda.
• Con Restoo conectado, las reservas van por Restoo: el asistente no toma citas por esta vía ni usa tu Google Calendar, aunque tengas activado El asistente reserva en tu calendario.

Privacidad

• Las credenciales de acceso a tu calendario se guardan cifradas — nunca tu contraseña de Google (la conexión usa el sistema oficial de Google).
• Puedes desconectar el calendario cuando quieras desde la página Google Calendar del panel, o retirar el acceso desde la configuración de tu cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions). No es lo mismo: si retiras el acceso desde Google, el interruptor El asistente reserva en tu calendario sigue activado y el asistente te envía las citas como solicitudes por email; desactívalo en la página Google Calendar si no quieres recibirlas.

Empieza a llenar tu agenda

Conecta tu calendario hoy y deja que tu asistente agende mientras tú trabajas. Si te atascas en algún paso, abre el Asistente ChatME desde tu panel o reserva una demo y lo configuramos contigo.