Alguien entra en tu web, ve el aviso de «Contacta con nosotros» y rellena el formulario: nombre, email, un par de líneas con lo que necesita. Pulsa enviar y, salvo que tengas la bandeja abierta en ese momento, ese mensaje espera. Tú lo ves al día siguiente, a primera hora, junto con otros doce correos. Para entonces, la persona que preguntaba «¿tenéis hueco el viernes?» o «¿cuánto cuesta esto para mi caso?» ya ha escrito lo mismo a otro negocio, y probablemente ya tiene respuesta de ese otro.
No es que respondas tarde por descuido. Es que un formulario de contacto no está pensado para contestar: está pensado para guardar un mensaje hasta que alguien lo lea.
La diferencia no es de diseño, es de momento. Un formulario de contacto clásico es un buzón: el visitante escribe, el mensaje se queda esperando y la respuesta llega cuando tú tienes tiempo de mirarlo, que casi nunca es el mismo minuto. Un chat en tu web funciona al revés: el asistente lee la pregunta y contesta en el momento, con la información real de tu negocio —horarios, precios, servicios, lo que le hayas cargado en el panel—, igual que lo harías tú si estuvieras delante del ordenador cuando llega el mensaje.
Instalarlo es pegar un pequeño código antes del cierre de tu página, o un botón con tu enlace si tu web no admite pegar código (editores como Canva, por ejemplo). El paso a paso completo, con las instrucciones por plataforma, está en Instalar el widget en tu web.
El chat no sustituye al formulario: lo pone dentro de la conversación, en el momento en que hace falta. Dentro de ChatME puedes crear formularios que el asistente lanza solo cuando detecta ciertas palabras clave —«presupuesto», «reservar para un grupo», «quiero el puesto»— en mitad de la charla, en vez de mostrarlos siempre desde el principio. Hay plantillas listas para los casos más habituales (reservas de grupo, pedir cita, contacto o presupuesto, eventos y catering, solicitud de empleo) o puedes montar uno desde cero con los campos que quieras: texto, email con validación automática, teléfono, número, fecha, una lista desplegable o un área de texto largo.
El asistente avisa antes de lanzarlo —algo como «voy a hacerte unas preguntas rápidas»— para que no se note como un formulario plantado en mitad del chat, y solo lo pide una vez por conversación. Puedes tener hasta 5 formularios activos a la vez, cada uno con sus propias palabras clave. Todo esto está explicado con detalle en Formularios.
Cada envío llega por dos vías: por email, a la dirección que configures en Formularios → Emails de aviso (puedes poner varias), con los datos que rellenó el cliente; y guardado en el panel, en Formularios → Envíos, donde puedes consultarlo o exportarlo a CSV si estás en el plan Pro. Lo que recibes por email son esos datos estructurados: nombre, teléfono, lo que haya pedido. La charla completa nunca viaja por correo: la lees en Conversaciones, dentro del panel, con todo el contexto de lo que habló con el asistente antes de dejar sus datos.
Y aquí está el matiz honesto: lo que envía el cliente es siempre una solicitud, no una cita ni un pedido confirmado. Si pide hueco para el viernes, el asistente recoge el día y la hora que prefiere y te lo deja listo para que tú lo confirmes —a menos que tengas conectado Google Calendar y la franja esté realmente libre, en cuyo caso se confirma directamente en tu calendario—. El asistente no promete lo que no puede cumplir: antes prefiere decir «te confirmamos en breve» a inventar una disponibilidad que luego no existe.
Hay preguntas que el asistente no puede ni debe responder solo: un caso particular, una queja, algo que requiere mirar tu sistema o simplemente hablar con alguien del equipo. En esos casos lo dice con claridad —es un asistente, no finge ser una persona— y, si tienes un formulario con las palabras clave adecuadas («hablar con alguien», «quiero una persona», «reclamación»), recoge ahí los datos para que tu equipo retome el caso. No hay un botón de «pasar a un agente humano» en caliente: lo que hay es que la petición queda registrada, con un email avisándote, y nadie se queda sin respuesta solo porque el asistente no podía resolverlo él solo.
Algunos editores —Canva es el caso típico— no dejan insertar el código del chat dentro de la página. En ese caso, en vez de instalar el widget, añade un botón o un texto con tu enlace directo: el mismo asistente, en una pantalla propia, al que el visitante llega con un clic. Funciona igual para un botón en la web, un enlace en la bio de Instagram o un código QR en tu escaparate o tu carta — y responde las mismas preguntas que respondería si estuviera incrustado en la página.
El chat de tu web está incluido en cualquier plan, sin límite de conversaciones. El número de envíos de formulario que puedes recibir al mes sí varía: 10 en el plan Free, 200 en Basic, y sin límite en Pro y E-commerce. Al acercarte al límite te avisamos, y los envíos se siguen guardando hasta que superas el 120% de tu cuota; el asistente sigue conversando con normalidad incluso entonces. Puedes ver el detalle completo en Precios.
Si además conectas WhatsApp o Instagram (disponibles en los planes Pro y E-commerce), es el mismo asistente y el mismo conocimiento el que contesta ahí, sin tener que configurarlo dos veces.
¿El formulario del chat sustituye al formulario de contacto que ya tengo en la web? Puede hacerlo, si lo prefieres: el asistente recoge los mismos datos dentro de la conversación, en el momento en que el visitante los necesita dar, en vez de en un buzón aparte. También puedes mantener los dos a la vez.
¿El asistente confirma la cita o el pedido en el momento? Solo si tienes conectado Google Calendar y la hora que pide el cliente está realmente libre en tu horario. Si no, recoge la solicitud y tú la confirmas después.
¿Qué pasa si supero el límite de envíos de mi plan? Sigues recibiendo solicitudes hasta el 120% de tu cuota mensual; a partir de ahí dejan de guardarse, pero el chat sigue respondiendo preguntas con normalidad. Puedes subir de plan en cualquier momento desde Precios.
¿Puedo tener varios formularios distintos a la vez? Sí, hasta 5 por asistente, cada uno con sus propias palabras clave y campos. El asistente solo muestra el que corresponde a lo que está preguntando el cliente en ese momento.
Si no sabes qué plantilla de formulario te conviene o qué palabras clave usar, escríbenos a info@chatme.es y lo miramos contigo.
*La disponibilidad puede variar según el país.*
Pruébalo con tu web real. Si no convence, lo cancelas sin escribir un email.
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