Conecta Restoo (reservas de restaurante)

Si tu restaurante trabaja con Restoo, tu asistente puede reservar mesas directamente en tu cuenta: consulta la disponibilidad real, reserva la mesa en el chat y atiende los cambios y las cancelaciones de tus clientes, siempre dentro de la configuración de tu Restoo. Restoo sigue siendo tu sistema de reservas, y quien avisa a tus clientes; el asistente es quien lo atiende por chat, 24/7. Esta guía te enseña a conectarlo y qué conviene revisar en tu Restoo para que todo funcione como esperas.

Antes de empezar

• Necesitas el plan Pro o E-commerce. Si estás en Free o Basic, puedes cambiar desde Facturación en tu panel.
• El identificador de tu cuenta de Restoo (Account ID): es el nombre corto de tu Restoo, por ejemplo «mi-restaurante».
• La clave API que Restoo emite para tu restaurante para la integración con ChatME. Si no sabes dónde está, pídesela a Restoo o escríbenos a info@chatme.es y te ayudamos.
• Un asistente se conecta con un restaurante de Restoo.

Paso 1 · Conéctalo en tu panel de ChatME

1. En tu panel, entra en Integraciones → Restoo (en planes por debajo de Pro, la página aparece bloqueada).
2. Pega el identificador de tu cuenta y la clave API, y pulsa Conectar.
3. ChatME comprueba la clave directamente contra tu Restoo antes de guardarla. Si Restoo la rechaza, la página te lo dice y no se guarda nada.

La clave se guarda cifrada y no vuelve a mostrarse. Una vez conectado, verás el nombre de tu restaurante, su ciudad y zona horaria, el número máximo de personas por reserva (si Restoo lo indica) y, si es el caso, el aviso «cambios desde el chat desactivados en Restoo».

Paso 2 · Revisa tu configuración de Restoo

El asistente no tiene reglas propias de reservas: sigue las de tu Restoo. Antes de abrirlo a tus clientes, repasa allí:

• Turnos, aforo y zonas (interior, terraza…). El asistente ofrece las zonas por su nombre cuando tu Restoo las tiene.
• Número máximo de personas por reserva y antelación máxima. Por encima, el asistente no reserva: explica el motivo que da tu Restoo y ofrece lo que permita.
• Niños. Si tu Restoo los cuenta aparte, el asistente los pasa aparte cuando el cliente los menciona.
• Solicitudes y lista de espera. Si tu Restoo las ofrece cuando no hay mesa, el asistente también las ofrece.
• Políticas de cancelación (garantía con tarjeta o prepago). El asistente las presenta antes de reservar.
• Cambios de reservas desde integraciones externas. Para que tus clientes puedan cambiar su reserva desde el chat (moverla o cambiar el número de personas), tiene que estar activado en tu Restoo; si no lo está, tu panel de ChatME te lo indica. Cancelar desde el chat se puede igualmente.
• Teléfonos en formato internacional y sin espacios (por ejemplo, +34600123456). Es lo que permite al asistente encontrar una reserva hecha fuera del chat.

Si pones tu Restoo en pausa (stand-by), el asistente deja de ofrecer mesas. Cuando lo reactives, vuelve a ofrecerlas en cuanto ChatME relee tu configuración: abre la página de Restoo de tu panel (la relee si llevaba más de 12 horas sin leerla) o vuelve a conectar.

Paso 3 · Una nota para el asistente (opcional)

En la misma página puedes escribir una frase para el asistente, por ejemplo: «menú degustación solo viernes y sábado; terraza sin reserva». Hazla corta: el asistente lee los primeros 200 caracteres. La carta, los alérgenos y los horarios los sigue sacando de tu base de conocimiento, como siempre.

Cómo funciona una reserva

1. Disponibilidad. El cliente pide día, hora y número de personas. El asistente consulta tu Restoo y solo ofrece horas que de verdad están libres.
2. Si no hay mesa, empieza por el motivo que da tu Restoo y ofrece solo lo que tu Restoo permita: otra hora, otro día, una solicitud de reserva (la aceptas o la rechazas tú en Restoo), un sitio en la lista de espera (una cola, no una mesa) o tu contacto (y, si tu Restoo lo propone, otro restaurante de tu grupo). Una solicitud o la lista de espera solo se hacen si el cliente las elige, y nunca se presentan como mesa confirmada.
3. Datos. Al pedirlos, en el mismo mensaje, el asistente le dice al cliente que sus datos se envían al sistema de reservas del restaurante. Pide nombre, email y teléfono; por WhatsApp, la reserva va con el número desde el que escribe y el email es opcional.
4. Condiciones. Si el turno pide garantía con tarjeta o prepago, o la mesa tiene un tiempo limitado, el asistente presenta esas condiciones y solo sigue si el cliente las acepta. La garantía o el prepago se completan en la página segura de Restoo, con el enlace que envía el asistente; hasta entonces la reserva queda retenida, no es firme, y se cancela sola si no se completa a tiempo. Nunca pide datos de tarjeta en el chat.
5. Reserva hecha. Entra en tu Restoo como cualquier otra. El asistente lo confirma y, si el cliente dejó su email, le dice que recibirá la confirmación del restaurante. Esa confirmación la envía Restoo, por email y/o SMS, según cómo lo tengas configurado.
6. Peticiones. Una trona, un carrito, una alergia o una tarjeta regalo se pasan al restaurante con la reserva, nunca como garantía. Si tu Restoo limita tronas o carritos por franja, el asistente lo comprueba. Una petición que llega después de reservar no se puede añadir desde el chat: el asistente le da tu teléfono.
7. Grupos grandes. Si un grupo supera lo que tu Restoo acepta, el asistente no reserva: da tu contacto o, si en ese momento el chat ofrece un formulario (por ejemplo, uno de grupos que se activa con sus palabras clave), recoge la solicitud con él para que la gestiones tú.

Sobre el teléfono del cliente. En la web, Instagram, Messenger y Telegram, si ese teléfono ya está en tu Restoo en una ficha con otro email (o sin email, o en más de una ficha), o no se puede comprobar en ese momento, la reserva llega sin teléfono para no sobrescribir esa ficha. También llega sin teléfono si ese número ya tiene ese día una reserva en el mismo servicio, si las reservas de ese día no se pueden leer, o si es una reserva de madrugada pedida pasada la medianoche.

Consultar, cambiar y cancelar desde el chat

• Por WhatsApp, el asistente encuentra las reservas del cliente por el número desde el que escribe; para una reserva hecha fuera del chat que es para dentro de más de 30 días, le pregunta la fecha.
• En los demás canales, el cliente tiene que dar el email y el teléfono con los que reservó, y el día y la hora de la reserva: los cuatro tienen que coincidir. Si algo no coincide, el asistente responde que no la encuentra, sin decir qué ha fallado, y tras unos pocos intentos deja de buscar.
• Una reserva hecha fuera del chat (por teléfono, en tu web o en otro canal) solo la encuentra si tu Restoo guarda el teléfono en formato internacional y sin espacios y, fuera de WhatsApp, si la reserva tiene email. Si no, la gestionas tú.
• Cambiar (mover la reserva o cambiar el número de personas) solo es posible si tienes activados en Restoo los cambios desde integraciones externas, y siempre con la disponibilidad real del nuevo día y hora.
• Cancelar: si tu política aplica una penalización, el asistente la indica antes y solo cancela si el cliente la acepta.

Restoo avisa al cliente del cambio o de la cancelación, igual que de la reserva.

Lo que el asistente nunca hace

• No cobra ni pide tarjetas: las garantías y los prepagos se completan siempre en la página de Restoo.
• No escribe emails ni SMS a tus clientes: todos los avisos los envía Restoo. ChatME no envía ninguno.
• No da una mesa por reservada si Restoo no la ha confirmado.
• No reserva experiencias ni menús especiales, ni aplica códigos promocionales: si alguien pide uno, le dice que no se puede gestionar por el chat y le da tu contacto. Las tarjetas regalo sí se aceptan al reservar.
• No habla por el restaurante: no promete lo que hará tu equipo; dice solo lo que responde tu Restoo.

Registro de actividad

En la página de Restoo de tu panel ves lo que el asistente ha hecho (reserva creada, solicitud enviada, lista de espera, reserva modificada, reserva cancelada) y las actualizaciones de reservas que Restoo nos envía (de todas las de tu restaurante, también las que no pasan por el chat, sin datos del cliente). Muestra las 30 más recientes. Es una copia de seguridad: Restoo es la fuente de verdad, y lo que quieras editar lo editas allí.

Mantenimiento y límites

• ChatME vuelve a leer la configuración de tu restaurante cuando abres la página de Restoo en tu panel, si lleva más de 12 horas sin leerla. La disponibilidad y las reservas las consulta siempre en directo.
• Si Restoo deja de aceptar la clave guardada, el asistente deja de reservar y, desde la primera conversación que lo detecta, la página te avisa; conecta una clave nueva.
• Desconectar detiene las reservas desde el chat; tu registro de actividad se conserva.
• Para evitar abusos hay topes: 2 reservas por conversación y 2 por email, en 24 horas (las canceladas en esa misma conversación no cuentan; las solicitudes y la lista de espera sí), 30 reservas por hora en todo el asistente y 15 cambios o cancelaciones por hora.

Pruébalo

Ojo: una reserva de prueba es una reserva real en tu Restoo, y Restoo enviará su confirmación al email o al teléfono que pongas. Haz la prueba con tus propios datos:

1. Desde tu widget, pide mesa para un día y una hora que tengas libres, y comprueba que, al pedirte los datos, el asistente te avisa de que van al sistema de reservas del restaurante.
2. Reserva y comprueba que aparece en tu Restoo y en el registro de actividad de tu panel.
3. Desde el mismo chat, cancélala con tu email, tu teléfono, el día y la hora.

Si vas a hacer varias pruebas seguidas, recuerda el tope de 2 reservas por email en 24 horas. Si algo no cuadra, escríbenos a info@chatme.es.